En s’appuyant sur le succès d’un programme pilote qui a vu le jour en mai 2022, ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ continue de favoriser un milieu de travail hybride pour son personnel administratif et de soutien. Cette nouvelle phase du programme de RĂ©gime de travail flexible (RTF) sera LANCÉE en mars 2024 et comportera plusieurs nouveaux Ă©lĂ©ments :Ěý
- Un cadre exhaustif des saines pratiques de travail hybride, appuyĂ© par des principes directeurs et des responsabilitĂ©s pour aider Ă façonner le processus dĂ©cisionnel et la mise en Ĺ“uvre Ă l’échelle locale.Ěý
- Un plus large Ă©ventail d’options de tĂ©lĂ©travail fondĂ©es sur des facteurs comme la nature du travail, les besoins de l’unitĂ© et du client, ainsi que les initiatives prĂ©vues en matière d’économie d’espace.ĚýĚý
- Un processus de demande simplifiĂ© dans Workday pour les demandes et les approbations de RĂ©gime de travail flexible (RTF), le suivi, la collecte de donnĂ©es et la production de rapports.Ěý
- Un processus dĂ©cisionnel local plus efficace qui respecte les paramètres du Cadre des saines pratiques de travail hybride et les diffĂ©rences entre les facultĂ©s et les unitĂ©s.Ěý
- Une formation et des outils supplĂ©mentaires destinĂ©s aux personnes et aux Ă©quipes en vue d’amĂ©liorer l’efficacitĂ© globale.Ěý
Ces amĂ©liorations sont le fruit de vastes consultations avec les parties prenantes, d’analyses menĂ©es au cours de la phase I ainsi que de leçons tirĂ©es de plusieurs programmes pilotes d’espace et de bureaux partagĂ©s Ă l’échelle de l’UniversitĂ©. Au cours de cette prochaine phase, nous continuerons de surveiller les tendances, de suivre les progrès et d’apprendre les uns des autres Ă mesure que le milieu de travail hybride Ă©voluera.Ěý
APERÇU DU PROGRAMMEĚýĚý
Dans le cadre du programme de RTF, les options offertes aux membres du personnel administratif et de soutien admissibles de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ comprennent maintenant ce qui suit :Ěý
- une formule de tĂ©lĂ©travail avec horaire FIXE : plusieurs ratios de tĂ©lĂ©travail avec jours prĂ©cis sur place;Ěý
- une formule de tĂ©lĂ©travail avec horaire FLEXIBLE : plusieurs ratios de tĂ©lĂ©travail avec jours variĂ©s sur place;Ěý
- un horaire variable : un horaire de travail quotidien avec des heures de dĂ©but et de fin autres que celles d’une journĂ©e de travail normale prĂ©vue Ă l’horaire (mĂŞme nombre d’heures quotidiennes).ĚýĚý
Les membres du personnel peuvent demander Ă la fois une option de tĂ©lĂ©travail ET un horaire variable (deux demandes distinctes). Dans le deuxième cas, les heures prĂ©cises doivent ĂŞtre consignĂ©es localement par les membres du personnel et leur gestionnaire.Ěý
Les RTF favorisent une culture de travail qui valorise le bien-ĂŞtre du personnel et la souplesse, tout en maintenant une formule de travail principalement au bureau qui appuie la collaboration, le sentiment d’appartenance, la communautĂ© et la qualitĂ© du service.ĚýĚý
- Principes directeurs
- Rôles et responsabilités
- ´ˇ»ĺłľľ±˛ő˛őľ±˛úľ±±ôľ±łŮĂ©
- Étapes recommandées
- Processus de soumission d'une demande dans WORKDAY
- Évaluation des demandes
- Options de RTF
- Conditions
- Avantages des régimes de travail flexible
- Principales considérations relatives aux régimes de travail flexible
- Outils et Formulaires
Principes directeurs
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Veiller Ă ce que la mission de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ et ses services au corps Ă©tudiant, Ă l’enseignement et Ă la recherche demeurent au cĹ“ur des dĂ©cisions concernant le travail hybride.
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Maintenir une approche d’apprentissage continu afin de répondre efficacement aux besoins changeants de la communauté et de l’établissement au moyen de mesures judicieuses et d’approches participatives, de sorte que nous puissions façonner de saines pratiques de travail hybride, faire le suivi des progrès et apporter des ajustements, au besoin.
-
Promouvoir Ă ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ une communautĂ© et un milieu de travail dynamiques qui permettent d’attirer et de maintenir en poste des talents diversifiĂ©s et qui favorisent la mobilisation du personnel et le bien-ĂŞtre en gĂ©nĂ©ral.
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Donner aux facultĂ©s et aux unitĂ©s administratives l’autonomie de gĂ©rer l’application des saines pratiques de travail hybride dans leur milieu de travail conformĂ©ment aux Principes directeurs et au Cadre de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ, en confiant aux leaders, aux Ă©quipes et au personnel la responsabilitĂ© de fournir la qualitĂ© et les quantitĂ©s de travail attendues, quel que soit le lieu de travail.
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Examiner les rôles et les tâches, de même que les exigences de la faculté, du département et de l’unité, afin de préciser le niveau de flexibilité qu’il convient d’accorder et les milieux, les moments et les méthodes les plus propices à l’accomplissement du travail.
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Favoriser l’équité et la flexibilité tout en respectant pleinement les différences entre les rôles, les responsabilités et les contextes locaux, y compris dans le cadre d’initiatives de réduction de l’espace de bureau.
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Favoriser le succès des saines pratiques de travail hybride à l’échelle de l’établissement, de chaque lieu et de chaque individu en fournissant des politiques, de la formation, des communications et des outils évolutifs.
Rôles et responsabilités
Pour que les saines pratiques de travail hybride soient appliquĂ©es avec succès et rĂ©pondent efficacement aux divers besoins au sein de l’UniversitĂ© ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ, il est important de dĂ©finir avec clartĂ© les rĂ´les et les responsabilitĂ©s de chacune des parties. Pour ce faire, il faut mettre en place un bon degrĂ© de responsabilisation et s’engager Ă porter attention aux changements dans l’environnement, notamment en ce qui concerne les prioritĂ©s de l’UniversitĂ© et l’évolution du paysage des milieux de travail.
Haute Direction
Établir la vision d’un milieu sain de travail hybride en fonction de la mission et des priorités stratégiques de l’Université et du contexte en plein changement, ici comme à l’étranger.
Ressources humaines
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Veiller à l’élaboration, à la révision et à la diffusion des documents relatifs aux saines pratiques de travail hybride : les principes directeurs, les responsabilités, le cadre et les lignes directrices.
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Aider les facultés et les unités à appliquer ces documents.
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Fournir de la formation et des outils pour favoriser le perfectionnement des aptitudes et des compétences, afin que les gestionnaires et le personnel soient outillés pour composer avec les réalités changeantes du travail hybride.
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En collaboration avec les principales parties prenantes, garder à l’œil la réussite du programme en fonction des tendances du marché et des priorités de l’Université, et recommander des ajustements et des améliorations.
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Tenir le personnel au courant des bonnes pratiques à adopter pour respecter la confidentialité des données dans le cadre d’un travail hybride.
Cadres Supérieurs (doyens et doyennes, provosts et vice-provosts, vice-recteurs et vice-rectrices, directeurs généraux et directrices générales)
-
En respectant les paramètres des principes directeurs, des responsabilitĂ©s, du cadre et des lignes directrices de l’UniversitĂ© ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ en matière de saines pratiques de travail hybride, Ă©tablir des pratiques de travail hybride dans son unitĂ© ou sa facultĂ© d’appartenance conformĂ©ment aux prioritĂ©s stratĂ©giques et opĂ©rationnelles.
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Encourager l’équité et la transparence en ce qui a trait aux prises de décisions et aux pratiques relatives au travail hybride au sein de l’unité ou de la faculté, et reconnaître les différences liées principalement à la nature du travail, à la fonctionnalité du service ou aux contraintes d’espace.
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Soutenir les gestionnaires, y compris ceux et celles en milieu universitaire, en encourageant le perfectionnement continu des compétences et des aptitudes leur permettant d’assurer une gestion efficace dans un milieu de travail hybride.
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Mettre en œuvre des mécanismes de rétroaction pour s’assurer de connaître les besoins et les attentes des parties prenantes et de les satisfaire efficacement (p. ex., qualité, délais d’exécution et nature des services fournis).
Membres de l'administration, Gestionnaires (de mĂŞme que leurs Ă©quipes)
En respectant les paramètres des principes directeurs, des responsabilitĂ©s, du cadre et des lignes directrices de l’UniversitĂ© ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ en matière de saines pratiques de travail hybride et en tenant compte des prioritĂ©s de l’unitĂ© ou de la facultĂ©, les superviseurs et superviseures doivent :
-
S’efforcer de prendre des décisions équitables et transparentes concernant le travail hybride au sein de leurs équipes respectives, en accordant la priorité aux besoins opérationnels et en tenant compte de la nature du travail, du service à la clientèle, des contraintes d’espace et de l’état de préparation et du rendement des personnes et des équipes.
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Approfondir leurs connaissances de la gestion dans un environnement hybride; notamment, acquérir les compétences nécessaires pour utiliser efficacement les outils de communication et de collaboration à leur disposition.
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Promouvoir l’apprentissage continu lié aux saines pratiques de travail hybride pour eux-mêmes et pour leur personnel, y compris au moyen de formations officielles, de formations interdisciplinaires, d’échanges entre pairs et d’apprentissage autonome.
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Assurer une intégration efficace des personnes nouvellement arrivées dans l’équipe, en veillant à ce que leurs collègues et leur superviseur ou superviseure assurent une présence accrue afin d’accompagner ces nouvelles personnes pendant qu’elles se familiarisent avec le travail, leur équipe immédiate, les équipes connexes et la culture de l’Université, afin de les aider à se bâtir un réseau et à acquérir un sentiment d’appartenance.
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Mettre en œuvre des mécanismes pour faire un suivi de l’efficacité, s’adapter à l’évolution des besoins et des attentes des principales parties prenantes et évaluer les modalités de travail flexibles chaque année ou, au besoin, plus souvent.
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Maximiser la valeur du temps de travail sur place et en télétravail en veillant à ce qu’il y ait une répartition adéquate des tâches, des processus de travail efficaces, du perfectionnement, des plans de service à la clientèle et des normes et pratiques qui favorisent du télétravail, de la communication et de la collaboration efficaces.
Personnel administratif et de soutien
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Comprendre et respecter le Cadre des saines pratiques de travail hybride et les modalités convenues de la formule de travail flexible dans le contexte de l’équipe, de l’unité et de l’Université en général.
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Participer à la formation et au perfectionnement offerts par l’Université (p. ex., ateliers sur les saines pratiques de travail hybride, modules d’apprentissage autonome de LinkedIn Learning, etc.) afin d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler efficacement dans un milieu de travail hybride.
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Contribuer activement à ce que la répartition des tâches accomplies sur place et celles accomplies en télétravail soit optimalement efficace, en tenant compte de la nature des tâches, des priorités opérationnelles, des besoins particuliers d’équipement, des périodes de pointe, des exigences en matière de service à la clientèle, des répercussions sur les mesures de soutien, etc.
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Contribuer aux communications, au moral et à l’apprentissage au sein de l’équipe (p. ex., formations interdisciplinaires) afin de promouvoir l’efficacité et la productivité de l’équipe et de contribuer à un sentiment d’appartenance général, tant sur place qu’en télétravail.
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Faire un suivi des répercussions du travail hybride; proposer des mesures d’adaptation et en discuter avec le superviseur ou la superviseure.
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Évaluer les modalités de travail flexibles avec le superviseur ou la superviseure chaque année ou, au besoin, plus souvent.
´ˇ»ĺłľľ±˛ő˛őľ±˛úľ±±ôľ±łŮĂ©
Tous les membres du personnel administratif et de soutien peuvent ĂŞtre admissibles Ă une forme quelconque d’option de RTF :Ěý
CatĂ©gorie de salariĂ©sĚý | Horaire flexibleĚý | °ŐĂ©±ôĂ©łŮ°ů˛ą±ą˛ąľ±±ôĚý |
---|---|---|
MPEX | Possible | Possible |
MUNACA | Possible | Possible |
AMUSE | Possible | Possible |
Syndicat des employĂ©s de service (groupe beige)Ěý | Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travailĚý | Possible |
Syndicat des employĂ©s de service (groupes rouge, bleu, orange, vert et jaune)Ěý | Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travailĚý | S.O. |
-
La participation au programme est volontaire et nĂ©cessite l’approbation du ou de la gestionnaire, qui agit en vertu du Cadre des saines pratiques de travail hybride et selon les paramètres locaux (facultĂ© ou unitĂ©).Ěý
-
Chaque demande sera traitĂ©e de la mĂŞme façon par le ou la gestionnaire.Ěý
-
Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas Ă tous les postes et dĂ©partements. Bien que tous les membres du personnel admissibles puissent faire une demande de modalitĂ©s de travail flexible, l’approbation du ou de la gestionnaire doit ĂŞtre fondĂ©e sur les exigences opĂ©rationnelles ainsi que sur le poste, les responsabilitĂ©s et l’état de prĂ©paration de chaque membre.Ěý
-
Avant de soumettre leur demande, les membres du personnel sont encouragĂ©s Ă y rĂ©flĂ©chir et Ă discuter avec leur gestionnaire de la viabilitĂ© des modalitĂ©s de travail flexible.Ěý
Étapes recommandées
Une fois que vous saurez que vous ĂŞtes potentiellement admissible Ă des modalitĂ©s de travail flexible, si cette option vous intĂ©resse, il est recommandĂ© de faire ce qui suit :Ěý
-
Familiarisez-vous avec les options de RĂ©gime de travail flexible (RTF), notamment le Cadre des saines pratiques de travail hybride ainsi que ses nouveaux horaires de travail hybride FIXE et FLEXIBLE, ses exemples, etc.ĚýĚý
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Prenez connaissance des principes directeurs qui Ă©clairent les dĂ©cisions et les responsabilitĂ©s en matière de RTF.Ěý
-
Renseignez-vous sur les autres exigences ou critères propres Ă la facultĂ© ou Ă l’unitĂ© dont vous devez tenir compte dans votre demande.Ěý
-
Des RTF comportant un ratio de tĂ©lĂ©travail de 50 % ou de 60 % feraient partie d’une initiative reconnue en matière d’économie d’espace. Par consĂ©quent, avant de prĂ©senter une demande, consultez votre gestionnaire ou votre conseillère ou conseiller des RH pour savoir si ces modalitĂ©s sont offertes Ă l’échelle locale. Le cas Ă©chĂ©ant, informez-vous des critères et des processus Ă respecter. Remarque importante : Le fait de renoncer Ă la propriĂ©tĂ© exclusive d’un espace de travail (exigences associĂ©es aux modalitĂ©s de travail flexible comportant un ratio de tĂ©lĂ©travail de 50 % ou de 60 %) aura une incidence sur les collègues et les dĂ©partements, et devra donc faire partie d’une initiative plus vaste.ĚýĚý
-
Tenez compte des besoins opĂ©rationnels de votre secteur et de la nature de votre travail en gardant Ă l’esprit le type d’environnement au sein duquel vous travaillez actuellement.ĚýĚý
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Avant de prĂ©senter une demande officielle de RTF, discutez avec votre gestionnaire de votre intention de demander de telles modalitĂ©s ainsi que de ce que vous estimez tous les deux ĂŞtre des initiatives fructueuses ou non (le cas Ă©chĂ©ant) en matière de travail hybride dans votre secteur.ĚýĚý
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Demandez Ă votre gestionnaire de quelle façon vous et vos collègues pourriez utiliser d’autres outils connexes et perfectionner vos compĂ©tences, au besoin (p. ex. Attestation de mĂ©thodes de travail hybride saines ou modules d’apprentissage autonome, compĂ©tences techniques).Ěý
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Discutez de la façon dont vous suivrez objectivement les progrès (p. ex. efficacitĂ© et cohĂ©sion de l’équipe, niveaux de service et satisfaction des principales parties prenantes, etc.).Ěý
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Entendez-vous avec votre gestionnaire au sujet des MTF qui vous conviennent le mieux et de toute autre modalitĂ© ou condition particulière que vous pourriez devoir respecter dans le cadre du processus (p. ex. prĂ©sence accrue sur place Ă des moments prĂ©cis comme pendant les pĂ©riodes particulièrement occupĂ©es, les remplacements, les intĂ©grations, etc.).Ěý
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Une fois que vous aurez terminĂ© votre travail prĂ©paratoire et que le portail Workday sera ouvert, soumettez votre demande. La demande Ă soumettre dans Workday doit tenir compte de la discussion que vous avez eue avec votre gestionnaire et mettre fin au processus de demande (c.-Ă -d. normalement, les demandes ne devraient pas ĂŞtre refusĂ©es dans Workday, car elles devraient dĂ©jĂ avoir Ă©tĂ© approuvĂ©es de façon informelle).Ěý
Processus de soumission d'une demande dans WORKDAY
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Vous devez soumettre une nouvelle demande simplifiĂ©e de modalitĂ©s de travail flexible dans Workday, valide pour une pĂ©riode maximale d’un an. Cette Ă©tape est nĂ©cessaire mĂŞme si vous et votre gestionnaire avez convenu officieusement de maintenir d’anciennes RTF. Les demandes faites dans JIRA depuis mai 2022 deviendront nulles de nullitĂ© absolue.Ěý
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Le formulaire de demande pour le Régime de travail flexible (RTF) doit être soumis dans Workday (voir aide-memoire de Workday portant sur les demandes de RTF). De plus amples informations concernant le lancement du processus de demandes dans Workday seront disponibles ultérieurement en mars 2024. Vous devrez accepter les exigences en matière de santé et de sécurité, mais vous n’aurez pas à remplir de formulaire.
Évaluation des demandes
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Les gestionnaires doivent rĂ©pondre Ă la demande standard des membres du personnel dans les 15 jours ouvrables.ĚýĚý
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Puisque des RTF comportant un ratio de tĂ©lĂ©travail de 50 % ou de 60 % feraient partie d’une initiative reconnue en matière d’économie d’espace, leur approbation et leur planification Ă un Ă©chelon supĂ©rieur de l’unitĂ© pourraient nĂ©cessiter plus de temps et de rĂ©flexion.Ěý
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Toutes les demandes doivent ĂŞtre soigneusement passĂ©es en revues, Ă©tudiĂ©es et Ă©valuĂ©es par les gestionnaires. Les membres du personnel n’ont pas Ă fournir les raisons personnelles qui motivent leur demande pour que celle-ci soit prise en compte.ĚýĚý
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Pour Ă©valuer une demande, les gestionnaires doivent tenir compte de la pertinence de telles modalitĂ©s pour les membres du personnel, de la nature de leur travail, des besoins des principales parties prenantes, des besoins opĂ©rationnels du dĂ©partement, de la FacultĂ© ou de l’unitĂ©, et des prĂ©occupations en matière d’espace.ĚýĚý
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La dĂ©cision d’approuver ou de refuser une demande doit ĂŞtre juste et Ă©quitable. Par consĂ©quent, toutes les demandes doivent ĂŞtre Ă©tudiĂ©es objectivement et de manière impartiale. Les gestionnaires doivent Ă©valuer les demandes de façon objective et juste, mais ne sont pas dans l’obligation de les approuver. Ils peuvent Ă©galement proposer des modifications aux modalitĂ©s de travail flexible (horaire fixe ou flexible, pourcentage de tĂ©lĂ©travail permis ou encore conditions Ă respecter), en fonction de la nature du travail, des besoins opĂ©rationnels, de l’état de prĂ©paration des membres du personnel, etc.Ěý
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Les gestionnaires sont invitĂ©s Ă faire part de toute question ou prĂ©occupation Ă leur reprĂ©sentant ou Ă leur reprĂ©sentante des Ressources humaines.ĚýĚý
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Lorsqu’une demande est refusĂ©e, les gestionnaires doivent avoir une discussion avec la ou le membre du personnel visĂ© pour lui expliquer la dĂ©cision.ĚýĚý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) sont adoptĂ©es pour une pĂ©riode maximale d’un an. Une demande de renouvellement peut ĂŞtre prĂ©sentĂ©e aux fins d’évaluation.ĚýĚý
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La ou le membre du personnel et sa ou son gestionnaire se rencontreront dans les trois mois suivant l’entrĂ©e en vigueur des RTF pour Ă©valuer leurs effets et la possibilitĂ© de les maintenir.ĚýĚý
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Il n’est pas nĂ©cessaire de soumettre de nouveau le formulaire de demande dans Workday pour des modifications mineures ou temporaires apportĂ©es Ă l’horaire. Toutefois, les modifications comme l’ajout ou le retrait d’un horaire variable, le passage d’un horaire flexible Ă un horaire fixe ou encore la modification du pourcentage de tĂ©lĂ©travail doivent ĂŞtre dĂ©clarĂ©s en ligne dans Workday. Veuillez consulter l’aide-mĂ©moire sur la façon de mettre fin aux modalitĂ©s de travail flexible dans Workday.ĚýĚý
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Les Régimes de travail flexible (RTF) peuvent prendre fin à la demande des gestionnaires ou des membres du personnel sur préavis écrit de 30 jours. Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties.
Options de régimes de travail flexible
Les membres du personnel admissibles peuvent demander une option ou les deux Ă la fois.
Options:
-
°ŐĂ©±ôĂ©łŮ°ů˛ą±ą˛ąľ±±ôĚý
-
Horaire variableĚý
°ŐĂ©±ôĂ©łŮ°ů˛ą±ą˛ąľ±±ô
Ă€ ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ, le Cadre des saines pratiques de travail hybride offre des formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE pouvant ĂŞtre combinĂ©es Ă des horaires variables (voir ci-dessous). ConformĂ©ment au Cadre des saines pratiques de travail hybride de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ, chaque facultĂ© et unitĂ© peut ajouter des critères principaux qui lui sont propres. Avant de soumettre une demande de formule hybride, veuillez vous assurer que celle-ci est complètement conforme aux exigences Ă©noncĂ©es par votre facultĂ© ou votre unitĂ©.ĚýĚý
Formule de travail hybride avec horaire fixe : La nature du travail ou des autres services offerts nĂ©cessite un horaire structurĂ© avec une prĂ©sence sur place Ă des jours prĂ©cis afin de pouvoir travailler en Ă©quipe avec des collègues ou fournir un service en personne Ă la clientèle et aux autres parties prenantes.ĚýĚý
Formule de travail hybride avec horaire flexible : Les horaires peuvent varier d’une semaine Ă l’autre en fonction de la nature du travail ou des exigences des collègues, de la clientèle et des autres parties prenantes en ce qui concerne la prĂ©sence sur place.ĚýĚý
Grâce aux formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE, le Cadre des saines pratiques de travail hybride de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ offre divers ratios de tĂ©lĂ©travail en fonction des besoins des facultĂ©s, des dĂ©partements et des unitĂ©s administratives en matière de milieu de travail. Ă€ l’UniversitĂ©, les ratios de tĂ©lĂ©travail sont gĂ©nĂ©ralement de 20 % et de 40 %. Cependant, des options de ratios de tĂ©lĂ©travail de 50 % et de 60 % sont offertes aux membres du personnel admissibles dans certaines situations, en particulier les initiatives d’économie d’espace dans le cadre desquelles ils renoncent Ă la propriĂ©tĂ© exclusive de leur espace de travail.ĚýĚý
Pour en savoir plus sur les formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE ainsi que sur les ratios de tĂ©lĂ©travail, veuillez consulter le Cadre des saines pratiques de travail hybride.ĚýĚý
Exemples :ĚýĚý
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Une membre du personnel est en tĂ©lĂ©travail deux jours par semaine selon un horaire qui varie chaque semaine (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % avec HORAIRE FLEXIBLE).ĚýĚý
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Un membre du personnel est en tĂ©lĂ©travail tous les mardis et jeudis aux heures normales de travail (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % avec HORAIRE FIXE).Ěý
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Une membre du personnel est en télétravail tous les mardis et jeudis de 7 h à 15 h (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % combinant HORAIRE FIXE ET HORAIRE VARIABLE).
Ěý
Horaire variable
Un membre du personnel qui a un horaire variable choisit d’avoir un horaire de travail quotidien autre que la journĂ©e de travail normale prĂ©vue Ă l’horaire. Le membre du personnel choisit d’autres heures d’arrivĂ©e et de dĂ©part, mais le total des heures quotidiennes et hebdomadaires travaillĂ©es demeure conforme Ă la semaine normale de travail (p. ex. 6,75/7 heures par jour et 33,75/35 heures par semaine).ĚýĚý
Ces modalitĂ©s comprennent gĂ©nĂ©ralement une pĂ©riode fixe (les heures auxquelles tous les membres du personnel doivent ĂŞtre prĂ©sents chaque jour) Ă©tablie par le ou la gestionnaire. Les membres du personnel peuvent choisir l’heure Ă laquelle ils arrivent Ă leur lieu de travail et le quittent, Ă condition d’être sur place ou en ligne pendant la pĂ©riode fixe. L’horaire quotidien peut ĂŞtre le mĂŞme tous les jours ou varier d’une journĂ©e Ă l’autre durant la semaine.ĚýĚý
La pĂ©riode du dĂ®ner doit ĂŞtre d’au moins 30 minutes. Les pauses ne peuvent ĂŞtre prises au dĂ©but ou Ă la fin de la journĂ©e de travail. Toutefois, les membres du personnel peuvent ĂŞtre autorisĂ©s Ă prendre l’une des deux pauses de 15 minutes immĂ©diatement avant ou après leur pĂ©riode de dĂ®ner.ĚýĚý
Exemples :ĚýĚý
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Un membre du personnel commence Ă une heure fixe chaque jour (p. ex. 7 h) et prend 1 h 15 pour le dĂ®ner.ĚýĚý
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Une membre du personnel commence Ă 7 h les jours dĂ©signĂ©s, Ă 9 h les autres jours, et prend une heure pour le dĂ®ner.ĚýĚý
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Un membre du personnel commence Ă 10 h du lundi au mercredi, Ă 9 h les jeudi et vendredi, et prend 30 minutes pour le dĂ®ner.ĚýĚý
Ěý
Veuillez noter les exigences en matière d’horaire variable :Ěý
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La pĂ©riode du dĂ®ner doit ĂŞtre d’au moins 30 minutes.ĚýĚý
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Les membres du personnel ne peuvent pas cumuler de pauses pour rĂ©duire les heures travaillĂ©es.ĚýĚý
-
Les pauses ne peuvent ĂŞtre prises au dĂ©but ou Ă la fin de la journĂ©e de travail.ĚýĚý
-
Les membres du personnel peuvent toutefois être autorisés à prendre l’une des deux pauses immédiatement avant ou après leur période de dîner.
Conditions
łŇĂ©˛ÔĂ©°ů˛ą±ô±đ˛ő
-
La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes.
-
OnĚýne peut cumuler les pauses pour rĂ©duire les heures travaillĂ©es.
-
LesĚýpauses ne peuvent ĂŞtre prises au dĂ©but ou Ă la fin de la journĂ©e de travail.
-
SousĚýrĂ©serve d’une autorisation, l’une des deux pauses peut ĂŞtre prise immĂ©diatement avant ou après la pause-repas.
°ŐĂ©±ôĂ©łŮ°ů˛ą±ą˛ąľ±±ô
-
Tous RĂ©gimes de travail flexible (RTF) sont Ă la discrĂ©tion des gestionnaires et doivent ĂŞtre rĂ©alistes sur le plan opĂ©rationnel.ĚýĚý
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La nature du travail et les exigences du poste doivent permettre aux membres du personnel de faire du tĂ©lĂ©travail de façon continue.ĚýĚý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) peuvent prendre fin Ă la demande des gestionnaires ou des membres du personnel sur prĂ©avis Ă©crit de 30 jours. Ce dĂ©lai peut ĂŞtre raccourci avec l’accord de toutes les parties.Ěý
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Le temps passĂ© en tĂ©lĂ©travail ne doit pas servir Ă prendre soin des enfants ou d’autres membres de la famille.ĚýĚý
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Les modalitĂ©s de tĂ©lĂ©travail d’un membre du personnel ne doivent pas avoir d’incidence nĂ©gative sur le travail de ses collègues.Ěý
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Les membres du personnel doivent ĂŞtre en mesure de se prĂ©senter au bureau si une situation professionnelle l’exige et demeurer joignables durant la pĂ©riode de tĂ©lĂ©travail, notamment pour participer Ă des rĂ©unions ou Ă des confĂ©rences en ligne, selon les besoins.ĚýĚý
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Les tâches, les obligations, les responsabilitĂ©s et les normes de rendement des membres du personnel sont les mĂŞmes qu’au bureau.ĚýĚý
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Les membres du personnel doivent maintenir un environnement de travail sĂ»r, sĂ©curitaire et ergonomique, et signaler immĂ©diatement Ă leur gestionnaire toute blessure liĂ©e au travail.ĚýĚý
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Les membres du personnel doivent accepter de ne pas tenir l’UniversitĂ© responsable de blessures Ă autrui qui surviendraient sur le lieu de tĂ©lĂ©travail. Le lieu de tĂ©lĂ©travail est considĂ©rĂ© comme un prolongement de l’UniversitĂ©. Ainsi, il est rĂ©gi par les lois et les règlements de santĂ© et de sĂ©curitĂ© applicables.ĚýĚý
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Les membres du personnel doivent se conformer aux exigences de signalement habituelles pour tout accident ou blessure liĂ© au travail. Pour des raisons de sĂ©curitĂ©, les membres du personnel ne peuvent pas tenir de rĂ©unions en personne Ă leur domicile.ĚýĚý
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Il incombe aux membres du personnel de se procurer de l’équipement informatique et des accessoires tels qu’un casque d’écoute, une camĂ©ra et un microphone, un espace de bureau, un tĂ©lĂ©phone, du matĂ©riel d’impression ainsi qu’une connexion Internet et l’accès Ă un rĂ©seau Ă leur lieu de tĂ©lĂ©travail; l’employeur ne leur remboursera pas ces dĂ©penses ou d’autres dĂ©penses connexes.ĚýĚý
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Par souci d’efficacitĂ©, les membres du personnel pourraient ĂŞtre tenus de garder leur camĂ©ra allumĂ©e pendant les rĂ©unions virtuelles.Ěý
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Les membres du personnel comprennent qu’ils doivent veiller Ă la confidentialitĂ© de tous les dossiers et documents de l’UniversitĂ© lorsqu’ils sont en tĂ©lĂ©travail. Les produits, les documents et les dossiers conçus en tĂ©lĂ©travail appartiennent Ă l’UniversitĂ©, et doivent ĂŞtre crĂ©Ă©s et conservĂ©s dans les systèmes ou sur le rĂ©seau de l’unitĂ©.ĚýĚý
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Les renseignements, les donnĂ©es, les documents, les mots de passe et toute autre information auxquels ont accès les membres du personnel en tĂ©lĂ©travail sont confidentiels et ne peuvent ĂŞtre tĂ©lĂ©chargĂ©s, copiĂ©s ou transmis de quelque façon que ce soit sans une autorisation du ou de la gestionnaire.ĚýĚý
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Les membres du personnel ne doivent pas accĂ©der aux renseignements confidentiels ni les extraire du lieu de travail de l’unitĂ© (physiquement ou Ă©lectroniquement) sans l’autorisation Ă©crite de leur gestionnaire.ĚýĚý
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Les membres du personnel s’engagent Ă prendre toutes les mesures nĂ©cessaires pour que personne d’autre ne puisse accĂ©der Ă l’équipement et Ă l’information confidentielle (format papier ou Ă©lectronique), notamment en utilisant la protection par mot de passe et en s’assurant que le rĂ©seau sans fil est sĂ©curisĂ©.ĚýĚý
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Les membres du personnel reconnaissent que tous les dossiers et documents fournis par l’UniversitĂ© doivent demeurer la propriĂ©tĂ© de l’UniversitĂ©.Ěý
Avantages des régimes de travail flexible
Pour les membres du personnel, les avantages peuvent comprendre les suivants :Ěý
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RĂ©duction du temps de dĂ©placementĚýĚý
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AmĂ©lioration de l’équilibre travail-vie personnelle et sentiment de bien-ĂŞtreĚýĚý
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AmĂ©lioration du niveau de concentration sans interruption en vue d’exĂ©cuter des tâches minutieuses et indĂ©pendantesĚý
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Accroissement de la productivitĂ© en gĂ©nĂ©ralĚý
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Pour les gestionnaires, le dĂ©partement ou l’unitĂ©, les avantages peuvent comprendre les suivants :Ěý
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PossibilitĂ© d’échelonner les heures de travail des membres du personnel et d’étendre l’horaire des activitĂ©s et des servicesĚýĚý
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PossibilitĂ© de prolonger les heures d’activitĂ©s lors de journĂ©es chargĂ©es sans avoir autant recours aux heures supplĂ©mentairesĚýĚý
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RĂ©duction des retards et de l’absentĂ©isme, et amĂ©lioration de la motivation des membres du personnelĚýĚý
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Accroissement du rendement et de la productivitĂ©ĚýĚý
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Renforcement des capacitĂ©s interfonctionnelles et du partage des responsabilitĂ©s entre les membres du personnel occupant des postes semblablesĚýĚý
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Outil stratĂ©gique d’attraction et de rĂ©tention de personnelĚýĚý
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Contribution au dĂ©veloppement durable grâce Ă la rĂ©duction du temps de dĂ©placement, diminuant ainsi l’empreinte Ă©cologique de ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵĚýĚý
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Souplesse accrue en matière d’utilisation des espaces Ă bureaux sur le campus, avec possibilitĂ© de convertir ces derniers ou de rĂ©duire leur taille et les coĂ»ts connexesĚýĚý
Principales considérations relatives aux régimes de travail flexible
Pour les membres du personnelĚýĚý
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Les tâches peuvent-elles ĂŞtre accomplies aussi efficacement avec des RTF qu’avec son horaire actuel?Ěý
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Votre horaire personnel et votre situation vous permettent-ils de varier vos heures d’arrivĂ©e et de dĂ©part, de modifier votre horaire de travail ou de faire du tĂ©lĂ©travail?ĚýĚý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) auront-ils une incidence (positive ou nĂ©gative) sur des collègues et sur leur capacitĂ© Ă accomplir leurs tâches?ĚýĚý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF)Ěý auront-ils une incidence sur d’autres principales parties prenantes? Comment surveillerez-vous ces facteurs?Ěý
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Les tâches peuvent-elles ĂŞtre accomplies aussi efficacement Ă domicile? Si oui, lesquelles?Ěý
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Les tâches peuvent-elles ĂŞtre accomplies le jour prĂ©vu sans que les membres du personnel n’aient besoin de rencontrer des clients ou des collègues en personne?ĚýĚý
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Les membres du personnel ont-ils accès Ă un espace de travail appropriĂ© les jours oĂą ils sont habituellement en tĂ©lĂ©travail, s’il y a lieu (horaire fixe)?Ěý
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Le domicile de la ou du membre du personnel comporte-t-il un espace de travail appropriĂ© et exempt de distractions?ĚýĚý
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L’espace de travail respecte-t-il les exigences en matière de santĂ© et de sĂ©curitĂ©? (Consultez la Liste de contrĂ´le en matière de santĂ© et sĂ©curitĂ© sous l’onglet « Outils et Formulaires ».)ĚýĚý
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Les membres du personnel peuvent-ils se concentrer uniquement sur leur travail pour ÎŰÎ۲ÝÝ®ĘÓƵ? Ils ne doivent pas s’acquitter d’autres tâches, comme prendre soin d’enfants ou de personnes âgĂ©es, ni faire de travail personnel durant les heures de travail convenues.ĚýĚý
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Les membres du personnel disposent-ils d’un Ă©quipement appropriĂ© (ordinateur et accessoires tels qu’un casque d’écoute, une camĂ©ra, un microphone et une imprimante; Internet haute vitesse; tĂ©lĂ©phone; services publics)? Tous les coĂ»ts associĂ©s Ă l’installation d’un bureau Ă domicile sont payĂ©s par le personnel.ĚýĚý
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Les membres du personnel sont-ils en mesure de se conformer aux exigences relatives Ă la protection de la vie privĂ©e et Ă la confidentialitĂ© Ă©tablies par l’unitĂ© ou le dĂ©partement ainsi qu’aux sur la protection des donnĂ©es et la gestion des dossiers?ĚýĚý
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Consultez les ĚýĚý
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La ou le membre du personnel est-il autonome? Gère-t-il bien son temps? Est-il à l’aise à l’idée de travailler seul?
Pour les gestionnaires, le dĂ©partement ou l’unitĂ©Ěý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas Ă tous les postes et Ă toutes les situations.ĚýĚý
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Les pĂ©riodes très occupĂ©es ou cruciales nĂ©cessitent la prĂ©sence des membres du personnel sur le campus, ce qui fait qu’il n’est parfois pas possible de devancer ou de retarder l’arrivĂ©e au travail, ou encore de faire du tĂ©lĂ©travail.Ěý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux postes dont les tâches s’effectuent principalement sur le campus, comme l’entretien mĂ©nager, les services directs aux clients et la surveillance des laboratoires.ĚýĚý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux membres du personnel qui ont un besoin accru d’encadrement ou de soutien direct pour effectuer leurs tâches efficacement.Ěý
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Les RĂ©gimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux postes qui requièrent l’utilisation d’équipement uniquement disponible sur le campus (p. ex. Ă©quipements des laboratoires de recherche).ĚýĚý
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Les gestionnaires doivent coordonner les horaires de travail de façon Ă rĂ©pondre aux exigences opĂ©rationnelles et Ă maintenir les activitĂ©s du bureau ou du dĂ©partement.ĚýĚý
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Les gestionnaires doivent Ă©tablir avec l’équipe les mĂ©thodes de communication, de travail d’équipe et de collaboration les plus efficaces.ĚýĚý
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Les gestionnaires doivent Ă©tablir la façon dont les tâches sont assignĂ©es et le soutien offert en leur absence (en raison d’horaires de travail diffĂ©rents ou parce qu’ils ont aussi choisi des RĂ©gimes de travail flexible.ĚýĚý
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Les gestionnaires doivent fixer des Ă©chĂ©ances, des objectifs et des livrables prĂ©cis que doivent respecter les membres du personnel.ĚýĚý
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Les gestionnaires doivent Ă©tablir des mĂ©thodes de supervision et de suivi de la charge de travail et des rĂ©sultats.ĚýĚý
Outils et Formulaires
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Formulaire de demande pour le RTF dans Workday
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FAQĚýĚý
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Principes directeurs des saines pratiques de travail hybride
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°ŐĂ©±ôĂ©łŮ°ů˛ą±ą˛ąľ±±ô : Liste de contrĂ´le en matière de santĂ© et sĂ©curitĂ©ĚýĚý
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Boîtes à outils pour les membres du personnel et les gestionnaires
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Les coordonnatrices et coordonnateurs de la gestion des locaux.
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