Les étudiants doivent présenter une demande d'admission dans l'un des départements qui offrent cette option et satisfaire aux critères d'admission de la faculté d'études supérieures et de recherche, ainsi qu'aux critères d'admission du département concerné.
Une fois acceptée dans un des départements participants, la candidature des étudiants sera étudiée par le comité de coordination de NEO qui tiendra compte de la formation, des résultats universitaires, du superviseur et des intérêts de recherche du candidat avant de rendre sa décision.
Le comité de coordination de NEO se compose des personnes suivantes : directeur (Andrew Hendry), deux chercheurs du STRI (Edward A. Herre et Mark E. Torchin, deux professeurs de ÎÛÎÛ²ÝÝ®ÊÓƵ (Raja Sengupta et Isamel Vaccaro) et d'un représentant des étudiants (Oscar Puebla).
Pour s'inscrire à l'option, les étudiants doivent au préalable être admis au département participant de ÎÛÎÛ²ÝÝ®ÊÓƵ.
Tous les cours sont donnés en anglais, mais dans la mesure où certaines recherches ont lieu en Amérique latine, les étudiants acceptés à NEO sont tenus d'avoir une connaissance suffisante de l'espagnol (ou du portugais pour les étudiants qui entendent aller au Brésil). Les étudiants qui ne satisfont pas à ce critère de base seront tenus de suivre un cours intensif d'espagnol (ou de portugais) (HISP-218 ou l'équivalent) avant de commencer leurs recherches à Panama.